Benvenuto in Palco ๐
Questa guida operativa ti accompagna nell'uso di tutte le funzionalitร della piattaforma. Segui i capitoli in ordine o vai direttamente alla sezione che ti serve.
๐ Primo accesso
Dalla registrazione al primo condominio inserito โ segui questi passaggi per configurare il tuo studio in meno di 30 minuti.
Vai su usapalco.it/register e inserisci nome, email e password. Non รจ richiesta la carta di credito โ hai 30 giorni gratuiti per esplorare tutte le funzionalitร .
Al primo accesso Palco ti guida nell'onboarding: inserisci il nome del tuo studio, la Partita IVA e i dati di contatto. Questi dati appaiono sui PDF e nelle comunicazioni ufficiali.
Dalla Dashboard clicca su "Nuovo condominio" in alto a destra. Inserisci nome, indirizzo, comune e codice fiscale del condominio. Salva e accedi alla scheda del condominio.
Dalla scheda condominio clicca "Aggiungi unitร " per ogni appartamento, box, negozio o cantina. Per ogni unitร inserisci tipo, interno, piano e i millesimi generali. Sono indispensabili per le ripartizioni spese e le votazioni assembleari.
Per ogni unitร puoi aggiungere uno o piรน condomini (proprietario, inquilino, usufruttuario). Inserisci nome, cognome, email e telefono. L'email รจ necessaria per attivare l'accesso al Portale condomini.
๐๏ธ Gestione condomini
Il modulo centrale di Palco. Ogni condominio รจ un contenitore che raggruppa unitร , condomini, contabilitร , assemblee, documenti e scadenze.
La lista mostra tutti i condomini attivi del tuo studio con il numero di unitร . Da qui puoi creare un nuovo condominio o accedere alla scheda di un edificio esistente.
Nome, indirizzo, comune, provincia, CAP, codice fiscale e fondo di riserva. Il codice fiscale รจ univoco per ogni condominio e viene usato nei documenti fiscali.
Due campi aggiuntivi utili: il giorno di scadenza bollette (usato come data predefinita quando generi le bollette mensili) e i dati della polizza assicurativa del condominio (compagnia, numero, massimale, scadenza) โ visibili anche nel pannello Conformitร normativa.
Ogni unitร ha tipo (appartamento, box, negozio, cantina), interno, piano, superficie in mq e millesimi (generali, riscaldamento, scala). I millesimi sono usati per le ripartizioni automatiche delle spese.
Ogni unitร puรฒ avere uno o piรน condomini associati. I tipi sono: proprietario inquilino usufruttuario. Per attivare il portale personale del condomino รจ necessaria l'email.
Nella lista Condomini, ogni scheda ha un'icona "Archivia" (cestino) tra le azioni rapide. Il condominio non viene eliminato: passa semplicemente a inattivo e scompare dalla lista principale, ma tutti i dati storici (contabilitร , bollette, documenti) restano intatti.
Clicca l'icona Archivio nell'header della lista Condomini (o vai su usapalco.it/condomini-archivio) per vedere tutti i condomini archiviati.
Da questa pagina puoi ripristinare un condominio (torna attivo e visibile nella lista) oppure eliminarlo definitivamente. L'eliminazione definitiva รจ disponibile solo per i condomini giร archiviati e richiede di digitare il nome esatto del condominio per confermare.
๐ค Condomini residenti
Gestisci l'anagrafica dei residenti โ proprietari, inquilini e usufruttuari โ associati alle unitร del condominio.
Dalla scheda del condominio, clicca sull'unitร a cui vuoi aggiungere un residente, poi clicca "Aggiungi condomino".
Inserisci: tipo (proprietario/inquilino/usufruttuario), nome, cognome, codice fiscale, email, telefono e indirizzo di residenza se diverso dall'unitร .
| Campo | Obbligatorio | Uso |
|---|---|---|
| Tipo | Sรฌ | Proprietario, inquilino, usufruttuario |
| Nome e cognome | Sรฌ | Anagrafica e comunicazioni |
| Consigliato | Portale condomini, notifiche | |
| Telefono | No | Contatto diretto |
| Codice fiscale | No | Documenti fiscali |
| Indirizzo residenza | No | Se diverso dall'unitร |
๐ Contabilitร
Registra entrate e uscite, genera il rendiconto PDF, gestisci il preventivo annuale e visualizza la ripartizione spese per millesimi.
In cima al form trovi il box "Importa da fattura elettronica". Carica il file .xml o .p7m della fattura e Palco compila automaticamente: fornitore, importo, data, numero e descrizione. Il file viene allegato al movimento.
Seleziona il tipo (entrata/uscita), categoria, importo, data e descrizione. I campi fornitore e numero fattura sono facoltativi ma utili per la tracciabilitร . Puoi allegare PDF, JPG o PNG.
Puoi allegare piรน file a ogni movimento (PDF, JPG, PNG, XML, P7M โ max 5 MB ciascuno). Gli allegati sono visualizzabili e scaricabili dalla scheda del movimento.
Per ogni movimento di uscita, Palco puรฒ calcolare automaticamente la quota a carico di ogni unitร in base ai millesimi generali. Clicca sull'icona di ripartizione nella lista movimenti.
Dalla scheda contabilitร clicca "Scarica rendiconto PDF". Puoi filtrare per anno, mese o periodo personalizzato. Il PDF include intestazione dello studio, movimenti categorizzati, totale entrate/uscite e saldo.
Dalla scheda contabilitร accedi alla sezione Preventivo. Per ogni categoria di spesa inserisci l'importo previsto per l'anno. Palco confronta automaticamente preventivo vs consuntivo mostrandoti gli scostamenti in tempo reale.
Oltre al filtro per anno, la scheda contabilitร ha ora un selettore di mese. Selezionando "Tutto l'anno" il grafico mostra le 12 mensilitร ; selezionando un mese specifico, il grafico passa automaticamente a mostrare l'andamento giorno per giorno di quel mese.
La voce Contabilitร nel menu principale apre una vista riepilogativa con il saldo totale su tutti i condomini dello studio, e una card per ciascun condominio con entrate, uscite e saldo โ cliccando su una card si entra nella contabilitร dettagliata di quel condominio.
๐ก๏ธ Conformitร normativa
Un pannello dedicato a tenere lo studio pronto per la riforma del condominio (DDL 1816/2026): polizze assicurative, pubblicazione trimestrale dell'estratto conto e certificazione UNI 10801:2024.
Per ogni condominio puoi registrare compagnia, numero polizza, massimale e data di scadenza. Lo stato viene colorato automaticamente:
| Stato | Significato |
|---|---|
| Attiva | Polizza valida, scadenza oltre 60 giorni |
| In scadenza | Mancano 60 giorni o meno alla scadenza |
| Scaduta | La data di scadenza รจ giร passata |
| Non configurata | Nessuna polizza registrata per questo condominio |
Clicca "Modifica dati polizza" sulla card del condominio per aggiornare le informazioni in qualsiasi momento.
Palco segnala automaticamente quando un condominio supera le soglie indicate nelle bozze del DDL (piรน di 50 unitร oppure un bilancio annuo uscite superiore a โฌ 100.000), mostrando l'etichetta "Probabilmente richiesta" per ricordarti di verificare la certificazione dell'amministratore incaricato.
Per ogni trimestre giร concluso dell'anno, il pannello mostra un pulsante T1 / T2 / T3 / T4: cliccalo per segnare che hai pubblicato l'estratto conto di quel trimestre nell'area riservata del condomino (entro 30 giorni dalla fine del trimestre, come previsto dal DDL).
๐ถ Quote e morosi
Gestisci le quote condominiali, monitora i pagamenti e tieni traccia dei morosi. Ogni quota pagata genera automaticamente un movimento in contabilitร .
Scegli il condominio, poi il condomino a cui addebitare la quota. Il menu mostra tutti i residenti del condominio selezionato.
Tipi disponibili: ordinaria straordinaria fondo riserva. Inserisci importo, data di scadenza e il periodo di riferimento (es. "Gennaio 2026").
Dalla lista quote clicca il pulsante "Pagata" accanto alla quota. Palco:
Le quote non pagate oltre la scadenza appaiono nella sezione "Morosi" della Dashboard. Puoi segnare manualmente una quota come "in ritardo" โ questo registra la data del sollecito. La Dashboard mostra sempre il totale degli importi in arretrato.
๐ณ๏ธ Assemblee digitali
Organizza assemblee, gestisci l'ordine del giorno, raccogli i voti in tempo reale con i millesimi e genera il verbale automaticamente con l'AI.
Seleziona il condominio, il tipo (ordinaria/straordinaria), la data e ora di prima convocazione (e seconda se prevista), luogo e modalitร (presenza, telematica, mista). Se telematica, inserisci il link della videochiamata.
Aggiungi i punti ODG: titolo, descrizione e tipo (delibera, informativa, elezione). Puoi aggiungere altri punti anche dopo la creazione dell'assemblea.
Durante l'assemblea, apri la votazione per ogni punto ODG cliccando "Apri votazione". I condomini votano accedendo al Portale con il loro PIN personale su smartphone o tablet.
I voti (favorevole, contrario, astenuto) vengono registrati in tempo reale con i millesimi di ogni unitร . Palco calcola automaticamente le percentuali e verifica il raggiungimento del quorum.
Dopo aver chiuso tutte le votazioni, clicca "Genera verbale con AI". Palco invia all'AI tutti i dati dell'assemblea (punti, voti, millesimi, risultati) e genera un verbale legale completo in circa 30 secondi.
| Stato | Significato |
|---|---|
| Bozza | In preparazione โ non ancora convocata |
| Convocata | Convocazione inviata ai condomini |
| In corso | Assemblea in svolgimento โ votazioni aperte |
| Chiusa | Conclusa con verbale |
| Annullata | Cancellata |
๐ Scadenze
Tieni traccia di tutte le scadenze importanti โ assicurazioni, manutenzioni, adempimenti fiscali, contratti โ con preavvisi automatici.
Seleziona condominio, tipo (assemblea, assicurazione, manutenzione, adempimento fiscale, contratto, altro), titolo, data di scadenza e giorni di preavviso. Il preavviso determina quando la scadenza appare come "urgente" in Dashboard.
Attiva l'opzione "Ricorrente" e imposta ogni quanti mesi si ripete. Quando segni la scadenza come completata, Palco crea automaticamente la prossima occorrenza nella data corretta.
Le scadenze sono organizzate in tre fasce: Urgenti (entro 7 giorni) Prossime (8-30 giorni) Future (oltre 30 giorni). La Dashboard principale mostra sempre il conteggio delle scadenze urgenti.
โ ๏ธ Segnalazioni
Raccogli e gestisci le segnalazioni di problemi dai condomini โ guasti, richieste di intervento, questioni urgenti โ con prioritร e stati.
Inserisci condominio, titolo, descrizione dettagliata e prioritร . Il campo condomino รจ opzionale โ usalo se la segnalazione viene da un residente specifico.
| Prioritร | Quando usarla |
|---|---|
| Urgente | Pericolo, danni in corso, necessitร immediata |
| Alta | Problema che influisce sulla vita condominiale |
| Media | Da risolvere entro breve |
| Bassa | Segnalazione informativa o non urgente |
Segnalazione ricevuta, non ancora presa in carico.
Presa in carico โ stai gestendo il problema. Puoi aggiungere note interne visibili solo allo studio.
Problema risolto. La segnalazione va nell'archivio storico ma rimane consultabile.
๐ Documenti
Archivio digitale per tutti i documenti condominiali. Carica verbali, rendiconti, polizze, regolamenti e rendili disponibili ai condomini dal portale.
Tipi disponibili: verbale, convocazione, rendiconto, preventivo, polizza, contratto, planimetria, regolamento, altro.
Formati accettati: PDF, Word, JPG, PNG. Dimensione massima: 10 MB. Inserisci un nome descrittivo e l'anno di riferimento.
Attiva "Visibile sul portale condomini" se vuoi che i residenti possano scaricare il documento dal loro portale personale. Se disattivato, il documento รจ visibile solo allo studio.
๐ Aree comuni
Gestisci la prenotazione di aree comuni condominiali โ piscina, sala riunioni, palestra, parcheggi โ con calendario, approvazione e limiti settimanali.
Inserisci nome, descrizione, capienza massima e limite di prenotazioni settimanali per condomino. Puoi richiedere approvazione manuale o impostare l'approvazione automatica.
Le richieste di prenotazione arrivano dalla scheda area comune. Puoi approvare o rifiutare ogni richiesta. Il sistema controlla automaticamente i conflitti di orario e i limiti settimanali.
๐ฑ Portale condomini
Ogni residente ha accesso a un portale personale per visualizzare quote, documenti, segnalazioni e prenotare aree comuni โ senza installare nulla.
Accedi alla scheda del condomino e assicurati che l'email sia inserita. Senza email non รจ possibile attivare l'accesso al portale.
Dalla scheda del condomino clicca "Attiva accesso portale". Palco genera un PIN a 6 cifre e invia automaticamente una email al condomino con le credenziali di accesso.
Il condomino va su usapalco.it/portale, inserisce la sua email e il PIN ricevuto. Accede alla sua dashboard personale con quote, documenti e segnalazioni.
Nella dashboard del portale, l'icona calendario apre l'elenco delle assemblee del condominio con i relativi punti all'ordine del giorno. Per ogni punto:
| Stato del punto | Cosa vede il condomino |
|---|---|
| In attesa | Etichetta "Non ancora aperta" โ la votazione non รจ ancora iniziata |
| Aperta, non ancora votato | Pulsante "Vota ora" โ porta al modulo di voto, dove conferma con il proprio PIN |
| Aperta, giร votato | Etichetta "Hai votato โ" |
| Chiusa | Etichetta "Votazione chiusa" |
Dalla scheda "Contabilitร " della dashboard, il link "Estratto completo" apre una pagina dedicata dove il condomino puรฒ filtrare i movimenti per mese e anno, vedendo sempre il totale entrate, uscite e la propria quota spettante per il periodo selezionato.
๐ค Palco AI
Il tuo assistente intelligente conosce i dati reali del tuo studio. Fai domande in linguaggio naturale su morosi, scadenze, leggi condominiali e molto altro.
Il widget AI รจ sempre disponibile dalla barra laterale. Digita la tua domanda in italiano e ottieni una risposta contestuale basata sui dati reali del tuo studio.
"Quanti morosi ho in questo momento?" โ "Qual รจ il saldo totale di tutti i condomini quest'anno?" โ "Quali scadenze ho nei prossimi 30 giorni?" โ "Quante segnalazioni aperte ci sono?"
"Qual รจ il quorum per approvare una delibera ordinaria?" โ "Come si calcola la ritenuta d'acconto su un fornitore?" โ "Quando scatta l'obbligo di rendiconto annuale?"
"Scrivimi una lettera di sollecito per un morosะพ" โ "Bozza una convocazione per un'assemblea straordinaria" โ "Come si comunica l'aumento delle spese condominiali?"
๐ฅ Fattura elettronica XML
Importa le fatture elettroniche dei fornitori direttamente in contabilitร . Palco legge il file XML e compila automaticamente tutti i campi del movimento.
Dalla scheda contabilitร del condominio clicca "Nuovo movimento". In cima al form trovi il box blu "Importa da fattura elettronica".
Clicca su "Scegli file" e seleziona il file .xml o .p7m della fattura elettronica ricevuta dal fornitore tramite SDI. Palco legge automaticamente il file.
Palco compila automaticamente: fornitore, importo totale (IVA inclusa), data, numero fattura e descrizione. Il file XML viene allegato al movimento. Verifica i dati e scegli la categoria prima di salvare.
| Campo | Fonte nel file XML |
|---|---|
| Fornitore | CedentePrestatore โ Anagrafica โ Denominazione |
| Importo | ImportoTotaleDocumento (o imponibile + IVA) |
| Data | DatiGeneraliDocumento โ Data |
| Numero fattura | DatiGeneraliDocumento โ Numero |
| Descrizione | Prima riga di DettaglioLinee โ Descrizione |
๐ฅ Team collaboratori
Aggiungi collaboratori al tuo studio. I membri del team accedono allo stesso ambiente del titolare โ stessi dati, stesse funzionalitร , senza condividere la password.
Dalla pagina Team, inserisci l'email del collaboratore nel campo "Invita un collaboratore" e clicca Invita. L'invito รจ valido per 7 giorni.
Il collaboratore riceve una email con il link di accettazione. Se non ha ancora un account Palco, puรฒ registrarsi direttamente dal link โ senza creare un nuovo studio (viene aggiunto al tuo).
Il nuovo membro accede con le sue credenziali e vede lo stesso studio del titolare. Puรฒ fare tutto tranne: modificare i dati di fatturazione, cambiare il piano e gestire i pagamenti Stripe.
Dalla pagina Team, clicca l'icona cestino accanto al membro. La rimozione รจ immediata โ il membro perde l'accesso allo studio al prossimo accesso.
โฌ๏ธ Esportazione dati
Esporta i dati del tuo studio in formato Excel o CSV per analisi esterne, comunicazioni legali o archiviazione.
Scegli cosa esportare, il formato (Excel o CSV) e il condominio di riferimento (opzionale โ se non selezioni un condominio, esporta tutti).
| Tipo export | Contenuto | Uso tipico |
|---|---|---|
| Condomini | Lista edifici con dati anagrafici | Registro generale |
| Quote | Tutte le quote con stato pagamento | Morositร , contabilitร |
| Scadenze | Scadenzario con stati | Pianificazione |
| Segnalazioni | Lista segnalazioni con prioritร | Rendiconto interventi |
โ๏ธ Impostazioni studio
Gestisci i dati del tuo studio, la fatturazione elettronica, la password e il piano di abbonamento.
Aggiorna nome studio, Partita IVA, email, telefono, indirizzo e i dati per la fatturazione elettronica (PEC, Codice SDI, comune, provincia, CAP). Questi dati appaiono in tutti i PDF generati da Palco.
Nella sezione Impostazioni puoi inserire i dati bancari del tuo studio: IBAN, intestatario del conto e nome della banca. Questi dati vengono automaticamente inclusi nel PDF delle bollette condominiali, con la causale suggerita pre-compilata.
| Piano | Prezzo | Condomini | Caratteristiche |
|---|---|---|---|
| Starter | โฌ19/mese | Fino a 10 | Tutti i moduli, portale condomini |
| Pro | โฌ39/mese | Illimitati | + AI assistente, export Excel/CSV |
| Studio | โฌ49/mese | Illimitati | + Multi-utente, prioritร supporto |
Dalla sezione Impostazioni puoi cambiare la password inserendo quella attuale e la nuova (minimo 8 caratteri). Per il reset della password usa il link "Password dimenticata?" dalla pagina di login.
๐ฅ Residenti โ Vista unificata
Una vista centralizzata di tutti i residenti del tuo studio, con accesso rapido alle quote, bollette e dati anagrafici โ senza dover navigare condominio per condominio.
La pagina Residenti mostra tutti i condomini di tutti gli edifici in un'unica lista. Puoi filtrare per condominio o cercare per nome, cognome, email o codice fiscale.
Cliccando sull'icona occhio accanto a un residente accedi alla sua scheda personale con:
Cliccando l'icona matita accanto a un residente accedi direttamente al form di modifica โ senza dover navigare alla scheda del condominio.
๐งพ Bollette condominiali
Genera bollette mensili automatiche per ogni condomino in base ai millesimi, scarica i PDF con i dati di bonifico e invia via email individualmente o in massa.
Vai su Menu โ Bollette oppure clicca l'icona bollette dalla scheda del condominio. Seleziona il condominio, il mese e l'anno di riferimento.
Inserisci la data di scadenza per il pagamento e clicca "Genera bollette". Palco calcola automaticamente la quota di ogni condomino in base ai millesimi e alle uscite del periodo.
Per ogni bolletta puoi: scaricare il PDF individuale, inviarlo per email al condomino (icona mail blu), oppure usare "Invia tutte per email" per invio massivo. L'icona mail diventa verde dopo l'invio.
| Sezione | Contenuto |
|---|---|
| Intestazione | Nome studio, email, logo |
| Destinatario | Nome condomino, unitร , millesimi, scadenza |
| Dettaglio spese | Lista movimenti di uscita del periodo con importo |
| Riepilogo | Totale spese condominio e quota a carico |
| Pagamento | IBAN, intestatario, banca, causale suggerita |
Cliccando sull'icona di spunta verde si apre una finestra di conferma che chiede la data effettiva del pagamento (di default oggi, ma modificabile). Alla conferma, Palco:
Elenca tutte le bollette scadute e non pagate, raggruppate per condominio, con il totale non incassato e i giorni di ritardo. Puoi filtrare per condominio e segnare i pagamenti direttamente da qui.
Permette di registrare voci extra da includere nella prossima generazione delle bollette โ ad esempio una multa a un singolo condomino, o un adeguamento generale a tutti.
L'importo indicato viene sommato (o sottratto, se รจ un credito) direttamente sulla bolletta di quel condomino, senza toccare gli altri.
Lo stesso importo viene aggiunto alla bolletta di ogni unitร , indipendentemente dai millesimi.
L'importo totale viene ripartito tra le unitร in base ai millesimi, come una spesa normale.
Ogni lancio genera automaticamente un movimento in Contabilitร . Prima di generare le bollette del mese, la schermata "Genera bollette" mostra un riepilogo di tutti i lanci registrati per quel periodo, con possibilitร di eliminarli se inseriti per errore.
๐ง Fornitori
Gestisci l'anagrafica dei fornitori e prestatori di servizio โ idraulici, elettricisti, ditte di pulizie e altro โ con accesso rapido durante la registrazione dei movimenti contabili.
| Campo | Obbligatorio | Descrizione |
|---|---|---|
| Nome | Sรฌ | Nome o ragione sociale del fornitore |
| Categoria | Sรฌ | Idraulico, elettricista, pulizie, ecc. |
| Partita IVA | No | Per documenti fiscali |
| Email / Telefono | Consigliato | Contatto diretto |
| Indirizzo | No | Sede operativa |
| Note | No | Informazioni aggiuntive |
๐ฒ App Palco โ PWA
Palco รจ installabile come app nativa sul tuo smartphone o computer. Nessun app store โ basta un click dal browser.
Usa Chrome su Android o Safari su iPhone. Vai su usapalco.it e accedi al tuo account.
Android (Chrome): tocca i tre punti in alto a destra โ "Aggiungi alla schermata Home".
iPhone (Safari): tocca l'icona condividi โ "Aggiungi alla schermata Home".
Palco si apre senza barra del browser, con schermata di caricamento e icona personalizzata โ esattamente come un'app nativa.
Su Chrome o Edge desktop, nella barra degli indirizzi appare un'icona di installazione (computer con freccia). Cliccala e conferma. Palco si aprirร come finestra separata senza barra del browser.